Desafio

Aproximar a equipe Comercial, bem como o Suporte, aos clientes. Quando entrou em contato com a Cronic, a SoftSite já utilizava um CRM, no entanto, as funcionalidades disponíveis não se adequavam ao valor cobrado pela licença da plataforma. Logo, mudar virou uma necessidade. Outro fator levado em consideração foi a mudança entre plataformas. Como toda migração entre diferentes sistemas, o medo da perda de informação é uma dúvida constante na mente do cliente, por isso é essencial trabalhar com agências autorizadas, como a Cronic.

case zoho crm

Sobre o Softsite

A SoftSite é uma empresa de tecnologia especializada em soluções de gestão, em especial móveis, entre outros serviços relacionados. Parceira da multinacional Totvs, a SoftSite iniciou suas atividades em 1996. Uma característica marcante de seus produtos é a mobilidade, são softwares para smartphones, cujo foco alcança diversos tipos de profissionais, em diferentes níveis de hierarquia. Ao comprar a plataforma para smartphones TotalCross, a SoftSite no ano de 2014 tornou-se internacional. A nova plataforma atinge mais de 50.000 usuários, em 26 países.

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Solução

Migrar é sempre desafiador, mas existem caminhos para assegurar o processo. A importação fluiu como desejado, a plataforma CRM antiga foi utilizada como base para executar um novo mapeamento de processos, consequentemente, o próximo degrau foi certificar a continuidade das operações bem sucedidas, enquanto a implementação dos fluxos de trabalho (WorkFlows), e modelagem foram otimizadas para atender aos recursos do ambiente Zoho CRM.

A resposta está na nuvem! Para proporcionar aos colaboradores do Comercial, e Suporte o meio para acessar as informações, o caminho até a plataforma tinha de ser facílimo, com o menor número de impecílios possíveis, ainda assim seguro. O respaldo das Solução Cloud, também conhecidas como Soluções em Nuvem, vem do forte apelo realizado por grandes empresas peritas em inovação, um exemplo sem comparação é a Google. Todas as plataformas da Zoho são Soluções Cloud, em outras palavras, basta um computador e internet para acessar a informação, sem downloads, sem dependência sobre o número de máquinas, ou local onde estão instaladas. Os mais diversos métodos de criptografia, entre outras barreiras, garantem a segurança dos dados.

Para preencher a lacuna entre cliente, e organização, o Zoho CRM formaliza as ações do cotidiano. Questões referentes às informações dos clientes, como data de nascimento, cargo, localidade, entre outros campos, customizados ou não, e uma infinidade de outras informações do gênero são captadas pelo ferramenta. Todo esse conjunto de dados é importantíssimo na criação de relatórios, úteis à equipe comercial no sentido de fornecer um contexto detalhado, assim, definir estratégias de venda de maior profundidade torna-se uma tarefa mais eficiente. Tanto quanto à equipe do comercial, esses relatórios são importante aos níveis mais altos da hierarquia, disponibilizando uma ferramenta completa para controle.

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Interações via e-mail, chamadas telefônicas, chat e redes sociais, entre outras interações entre clientes e SoftSite são mantidas no Zoho CRM. Supervisores são capazes de monitorar, por exemplo, a produtividade de cada colaborador baseada na quantia de atividades realizadas, no caso, o setor comercial deve ter um relatório direcionado às oportunidades, chamadas, e-mails. Já os relatórios a respeito do setor de Suporte apresentam o número de atendimentos, o tempo do atendimento, entre outros registros, como solicitações atrasadas, ou em dia. Qualquer embaraço específico a questões de privacidade, como acesso indesejado, é controlado com as opções de configuração, não permitindo que determinado grupo hierárquico encontre os dados de outro.

Outra funcionalidade do Zoho CRM é a criação de automações. O ambiente permite a execução de atividades pré-definidas. Aquelas ações rotineiras, importantes, mas repetitivas, como encaminhar dezenas de e-mails, podem ser resolvidas rapidamente com a criação de automações específicas à situação.

Enquanto o Zoho CRM preocupa-se com a prospecção de novos clientes, o Zoho Support foca sobre os clientes ativos. Muitas vezes a linha divisória entre o Zoho Support, e Zoho CRM é esquecida, tamanha a integração entre as plataformas! A plataforma estabelece uma série de dados, como quem respondeu o cliente, o tempo de resposta, entre outros registros. Além do campo de registros, no qual o Zoho Support oferece suas próprias opções de relatório, criando novos ângulos para monitorar a eficiência da organização.

Resultado

A equipe Comercial, e do Suporte finalmente teve acesso fácil às informações necessárias aos cargos, inclusive, o setor de suporte acolheu uma plataforma desenhada especificamente à função, o Zoho Support. Anteriormente a SoftSite contava com uma gestão específica ao CRM. Hoje, a atenção a respeito do CRM, em uso, é realizada pela Cronic Consultoria. Mantemos o Zoho CRM do cliente em constante atualização, otimizando a plataforma da organização com os novos recursos disponibilizados pela integração entre o Zoho Support e o Zoho CRM.