O Zoho Survey é uma ferramenta de criação de pesquisas e formulários que pode auxiliar a sua empresa enviando questionários por e-mail, postando no seu site, fornecendo link para envio direto ou até por QR Code. Ele possui um ótimo sistema de desenvolvimento de lógicas de questão que permite ao usuário ter uma maior flexibilidade podendo alcançar campos mais específicos dependendo do perfil do correspondente. Com uma vasta quantidade de tipos de pesquisa prontas para uso você não terá limites na hora de criar sua pesquisa, cumprindo todas as suas expectativas, além de ser uma ferramenta muito fácil de utilizar não requirindo conhecimentos profundos sobre a mesma.

Criando um formulário

Para criar um novo formulário, basta acessar a aba “Create Survey”, nela você poderá escolher o nome do seu formulário; criando um formulário a partir de um template do Zoho (Create Survey → template), a partir de um formulário já criado por você anteriormente (Create survey → Existing survey), ou criar um formulário em branco (Create survey → Blank survey). Após selecionar a opção desejada, basta escolher um nome para seu formulário e clicar em “Continue”, que redirecionará você para a página de edição do formulário. Para criar mais formulários, basta voltar para a página inicial do Zoho Survey, e clicar novamente na aba “Create Survey”.

Gerenciando formulários

Você pode gerenciar seus formulários pela aba “My Surveys”. Nesta aba você pode pesquisar seus formulários utilizando um filtro (Filter by → all (todos) / Drafts (não-publicados) / Published (publicados) / Closed (Fechados) ) ou pela barra de pesquisa ao lado.

Além da opção de criar novos formulários você tem acesso a outras opções passando mouse sobre cada formulário. Fazendo isso, você tem acesso à opção de editar o formulário (edit), que também pode ser acessada clicando no próprio formulário; a opção de Preview (prévia) que permite visualizar o questionário já em sua forma de exibição; a opção Publish (Publicar), caso o formulário ainda não tenha sido publicado, que serve para tornar seu formulário acessível a outras pessoas, permitindo que você receba respostas para este formulário e a opção de Excluir (Delete) que apaga o formulário selecionado.

Após ser publicado, a opção “Publish” é reposta pela opção “Reports”, que o redireciona às respostas enviadas para este formulário.

Abaixo do nome do formulário também existem outras opções que serão habilitadas dependendo do estado do formulário. Se o formulário já foi publicado, irá existir a opção de acessar o formulário (Access this survey) e caso exista alguma resposta a este formulário, existirá a opção de Respostas (Responses) que mostra com gráficos e dados as respostas obtidas para este formulário.

Configurações

Agora que você já criou seu formulário, você pode mudar as configurações acessando a aba “Settings”

– Header: Nesta seção você pode mudar o logo exibido na pesquisa e o nome exibido no mesmo. O nome exibido na hora de realizar a pesquisa não precisa necessariamente ser igual ao nome da pesquisa. Para mudar o nome exibido basta clicar em “Use specific text” e digitar o nome.
– Navigation: Aqui você pode estar habilitando quatro funções – Botão voltar (back button), Barra de progresso (progress bar indicator), numeração de questões (question numbering), sistema de segurança contra softwares de preenchimento automático (CAPTCHA) – Além destas funções, você poderá alterar o nome dos botões de enviar, página anterior e próxima página.
– Footer: Esta opção é um adicional, que permite que você habilite ou não o rodapé do Zoho Survey. Esta opção não pode ser alterada na versão Free do Zoho Survey, requirindo a versão Professional (ou superior) para ser desabilitada.

– Customize End Pages: Acessando esta seção você pode alterar o texto exibido no questionário após o fechamento e a página final do questionário. Você tem a opção de mostrar a página default do Zoho (Default end page), uma página customizada (Custom and page), uma URL (Redirect to a new page) onde você pode inserir o site da empresa, por exemplo e a opção de redirecionar para as respostas já enviadas para este formulário.

Temas

O Zoho Survey permite que você mude o layout da sua pesquisa, adequando a aparência do mesmo de acordo com a ocasião. Na versão atual não existe suporte para importação de temas, portanto estão disponíveis somente os temas predefinidos.

Edição de formulários

Esta é a aba onde tudo vai acontecer. Aqui você pode estar desenvolvendo todo o seu formulário, adicionando e removendo páginas, criando questões, gerando sistemas lógicos e sequências de página.

– Páginas: Para deixar seu formulário mais claro, é sugerido que você organize os tópicos em diferentes páginas, agregando questões semelhantes que pertençam ao mesmo tópico em uma só página. A criação de novas páginas pode ser feita com o botão “add page“. Você poderá editar o nome de sua página posteriormente, podendo também copiar e mover as páginas. Ao clicar em “Move / Copy” você verá um novo botão (Move here / Paste here) ao topo e abaixo de cada página permitindo que você escolha para onde será movida / copiada a página selecionada. Para criar uma sequência lógica às páginas basta clicar em “Page Logic”, ali você poderá escolher para qual página o usuário será direcionado quando clicar no botão de avanço.

– Questões: A criação de uma nova questão pode ser feita clicando em “Add Question” na página desejada. Uma questão pode ser movida e copiada da mesma forma que as páginas e também pode ser editada futuramente. Existem vários tipos de questões que podem ser criadas, respondendo às necessidades específicas de cada situação. Após selecionar o tipo da questão você deve digitar o nome da questão, e preencher os campos específicos de cada tipo de questão.

Uma opção importante que está presente em todos os tipos de questão, localizada logo abaixo o nome da questão é a que torna a questão obrigatória ou não. Várias questões como “Numeric box” ou “Email textbox” requerem que esta opção esteja ativa para que suas funções sejam executadas corretamente, portanto é muito importante realizar a verificação da mesma.

Outra ferramenta importante relacionada às questões é a “Add question logic”. Esta ferramenta é o que permite a você cobrir várias áreas do formulário se aprofundando em cada caso diferente. Criando uma lógica de questão você consegue esconder questões que somente serão mostradas caso uma resposta específica seja (ou não) selecionada pela pessoa que está respondendo o questionário, podendo também redirecionar o usuário a certas páginas de acordo com os critérios selecionados.

Para fazer isso, comece escolhendo uma questão (If), selecionando se ela será ou não correspondente à uma resposta (equal to / not equal to) e atribuindo uma resposta. Após realizar estas ações, basta selecionar a ação (Then), sendo as opções “show question” mostrar a questão (faz com que a questão fique escondida até que certa resposta seja (ou não) selecionada), e “Continue to page” redirecionar para uma página escolhida, escolhendo então a questão / página desejada. Após finalizar você ainda tem a opção de criar novas lógicas de questão, aprofundando seu questionário ainda mais em cada tópico.

Publicação

Antes de publicar seu formulário, existem duas ferramentas que poderão lhe auxiliar, a ferramenta “Preview” e a ferramenta “Invite Reviewer”. A ferramenta Preview dá ao usuário do Zoho Survey uma prévia noção de como seu formulário vai ficar, podendo então ser testado e remodelado conforme necessário.

Para acessar esta ferramenta você pode clicar em “Preview” (quando o formulário estiver selecionado) ou, na aba “My surveys”, passar o mouse pelo formulário e selecionar a opção “Preview”. A Ferramenta “Invite reviewer” está localizada logo abaixo a ferramenta “Preview”. Ela permitirá que você envie uma prévia do formulário por email para que esta pessoa possa avaliar o formulário antes do mesmo ser publicado, podendo fazer comentários que serão enviados como resposta.
Agora que você já sabe como seu formulário vai ficar, vamos seguir com a publicação. Existem duas formas de publicar um formulário: Pela aba “My surveys”* e pela aba “Publish” quando o formulário está selecionado. Basta então clicar em “Publish now” e seu formulário será publicado. Na aba “Restrictions” você poderá definir uma data de encerramento para o formulário (Cutoff Date), assim como um numero máximo de respostas (Max response count). Você também poderá restringir cada computador a completar o formulário apenas uma vez para evitar abusos, tendo também a opção de adicionar uma senha. Em “Embed” você tem acesso a links em várias linguagens para o formulário que podem ser publicados em seu site assim como a geração de um QR Code para aparelhos móveis. Caso você for usuário de outros serviços do Zoho você pode divulgar seu formulário para vários endereços de email pela aba “Campaigns”, atravéz do Zoho Campaigns e do Mailchimp, que tem integração com o Zoho survey. Caso você não tenha estipulado uma data de encerramento para seu formulário ou deseja fechar o mesmo antes da data você tem a opção de entrar na aba “Close survey” onde poderá fechar o formulário impedindo que sejam mandadas mais respostas.

* Ver “3. Gerenciando formulários”.

Respostas

As respostas de cada formulário podem ser acessadas pela aba “My surveys”, passando o mouse
sobre o formulário e selecionando a opção “Responses”. Na aba “Summary responses” Você tem acesso à gráficos que representam a quantia de respostas recebida para aquele formulário, podendo exibir resultados esfecíficos com o uso de filtros. Apesar de existirem filtros predefinidos é possível criar seus próprios filtros para ter um acesso mais rápido às informações desejadas. Para fazer isto é necessário selecionar a aba “Advanced options” onde você poderá criar novos filtros (Manage filter) ou compartilhas as respostas recebidas (Share report). Na aba “Customize report”, além da opção “Customize report” você pode visualizar suas respostas atravéz de uma matriz personalizada pela aba “Cross tab”. Você pode visualizar respostas individuais na aba superior “Individal response”. Além de visualizar as respostas, também existe a opção de exportar as informações em vários formatos, imprimir ou mandar por email, utilizando os botões à direita na aba superior “Summary responses”.

Planos

O Zoho survey possui 3 versões: Free, Standard e professional. A versão free possui uma grande parte das funcionalidades, porém é restrita em questões de interface e customização. Já a versão standard lhe dá acesso a todas as funcionalidades do Zoho Survey, porém se adequa mais à empresas que estão apenas experimentando o serviço, já que seu pagamento é mensal, e tem um valor maior que o da versão Professional a longo prazo. A versão Professional, lhe dá direito a respostas ilimitadas (2000 no standard) e seu custo é anual, sendo mais rentável que a versão Standard.